Тайм-менеджмент или контроль над временем

Время – на вес золота

В наш век высоких технологий, скоростей и стрессов время, – пожалуй, самая ценная и дорогостоящая валюта. Каждая секунда утекает, как песок сквозь пальцы, а нам остается лишь сожалеть о том, что мы не успели. А чаще всего мы не успеваем жить. На Западе несколько лет назад появилось понятие «тайм-менеджмент», проводятся большие тренинги и обучающие курсы, и все крупные корпорации внедряют эту систему, уходя от банального отсиживания на рабочем месте положенный срок. Далее – вкратце о том, что такое тайм-менеджмент или управление временем, и с чем его едят.

Управление временем — это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность. Управление временем может помочь рядом навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр деятельности: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организация, составление списков и расстановка приоритетов. Изначально управление приписывалось только бизнесу или трудовой деятельности, но со временем термин расширился, включив личную деятельность.

Синдром «забивания болта»

Различные системы тайм-менеджмента возникли из таких повальных во всем мире явлений, как синдром хронической усталости и прокрастинация (откладывании дел на потом).   Прокрастинация проявляется в том, что человек, осознавая необходимость выполнения вполне конкретных важных дел, игнорирует ее и отвлекает свое внимание на менее важные дела, мелочи или развлечения. Психологи часто определяют прокрастинацию как механизм борьбы с тревогой, связанной с начинанием либо завершением каких-либо дел, принятием решений. Называются три основных критерия, на основании которых поведение человека определяется как прокрастинация: контрпродуктивность, бесполезность, отсрочка.

Прокрастинация — это выражение эмоциональной реакции на планируемые или необходимые дела. В зависимости от характера этих эмоций, прокрастинация делится на два фундаментальных типа: «расслабленная», когда человек тратит время на другие, более приятные занятия и развлечения, и «напряженная», связанная с общей перегрузкой, потерей ощущения времени, неудовлетворённостью собственными достижениями, неясными жизненными целями, нерешительностью и неуверенностью в себе. Прокрастинация может проявляться из-за усталости, страха совершить промах, постоянного самоограничения и даже из-за духа противоречия, бунтарства.

Прокрастинация чаще приводит к тому, что львиную долю времени человек забивает болт на первоочередные задачи, растрачивает ресурсы и силы, и затем в кратчайшие сроки, в условиях аврального режима, на пределе своих сил, с огромных количеством минусов и ошибок все-таки выполняет поставленную задачу. Отсюда возникает еще больше усталости, недовольства собой и страхов будущих ошибок.

Время под контролем

Планирование просто необходимо

Чтобы победить эту болезнь XXI века с таким страшным названием, напоминающим процесс пытки, западные психологи и бизнес-тренеры ввели систему тайм-менеджмента. Здесь необходимо отметить, что управление временем – весьма сложная и индивидуальная система. Специалисты считают, что крайне неэффективно навязывать человеку конкретную технологию управления временем. Постигая тайм-менеджмент, человек должен изучать не столько какую-то определенную технологию организации времени, сколько методы выработки индивидуальной технологии, наиболее подходящей его складу характера и роду занятий.

В управлении временем можно выделить следующие процессы: анализ важности дел, моделирование стратегий с учетом проведенного анализа, постановка цели или определение ключевого направления развития, определение и формулирование цели (целей), планирование и расстановка приоритетов, разработка плана достижения поставленных целей и выделение приоритетных (первостепенных) задач для выполнения, реализация — конкретные шаги и действия в соответствии с намеченным планом и порядком достижения цели. Далее – контроль достижения цели, выполнения планов, подведение итогов по результатам. Также целесообразно вести хронометраж и фиксировать результаты анализа хронометража в виде «карточек проекта» (запись по параметрам различного характера показателей расходов времени на отдельные задачи) для их дальнейшего применения в процессе любых проектов или программ.

Планирование – это самый основной пункт в управлении временем. Все задачи делятся на три категории: первоочередные, второстепенные и малозначительные. Как явствует из названия, первоочередными являются задачи, не терпящие отлагательства. Второстепенные – задачи, которые также желательно решить как можно быстрее, хотя и не произойдет ничего страшного, если, в крайнем случае, их решение будет отложено на день-два (впрочем, если тянуть с решением второстепенной задачи слишком долго, она может перейти в разряд первоочередных). Наконец, малозначительными считаются задачи, которые надо когда-нибудь решить (хорошо бы, конечно, сегодня), но сроки не поджимают. И если сегодня нет времени, то можно отложить их на завтра, на послезавтра или на начало следующего месяца.

Действительно необходимо планировать каждый свой день. Только так вы проясните картину стадии выполнения проектов и начинаний, поймете, к чему стремитесь, как близко подошли к цели, сколько всего еще осталось сделать. Для построения своей тайм-системы выбор инструментария абсолютно неважен и лежит исключительно в плоскости привычек и удобства пользования. Это может быть бумажный ежедневник, планшет, Google Calendar, Outlook, листочки post-it, коммуникатор или иной любой способ хранения и записи информации, который, по-вашему мнению, будет для вас удобен.  Лучше всего, если есть возможность синхронизировать расписание между рабочим и домашним компьютером, чтобы всегда держать руку на пульсе и иметь возможность в любой момент получить доступ к своим записям. Простой способ и один из самых действенных — выписывать список дел в порядке убывания срочности. Также не бойтесь менять свой дневной план, вписывайте туда дела, о которых вечером вчерашнего дня или утром сегодняшнего даже не подозревали. Менять план не только можно, но и нужно. Иначе вы потеряете гибкость и мобильность. Но если суперсрочных дел не появляется, старайтесь следовать заложенному графику.

Для того, чтобы система управления временем эффективно работала, необходимо выполнять ряд правил. Во-первых, планирование времени должно быть регулярным, системным и последовательным. Во-вторых, не стоит впадать в крайность чрезмерного планирования, а планировать лишь тот объем задач, с которым реально можно справиться. Основное правило планирования времени гласит, что составлять план лучше лишь на определенную часть своего рабочего времени, например на 60%; примерно 20% можно отложить на случай непредвиденной активности и 20% – на так называемое спонтанное время (управленческая деятельность, творчество). В-третьих, необходимыми условиями эффективного планирования является составление планов в письменной форме, перенесение нерешенного вопроса и фиксация результатов, а не просто каких-либо действий, а также установление временных рамок.

Отдыхать нужно обязательно. Не будет отдыха — не будет и плодотворной работы. Есть два основных момента, которыми нельзя пренебрегать: сон не менее 8 часов и отключение от рабочих вопросов. Безусловно, каждый сам может понять, сколько часов ему необходимо спать, чтобы чувствовать себя отдохнувшим и бодрым, и все же ученые утверждают, что 8 часов – наиболее оптимальное количество для среднестатистического европейца или американца. Но если вы не высыпаетесь, будете просто бесполезны днем – сэкономленный час ночью выльется для вас в лучшем случае в провальное утро до полудня. Жизнь дороже, чем работа, пусть даже ваше дело приносит огромное удовольствие.

Еще один важный закон – не берите работу на дом. Дома нужно отдыхать, общаться с семьёй, девушкой, друзьями, смотреть ТВ, пить пиво, гулять, зайти в ресторан/кафе поужинать, поиграть в игры, посмотреть очередную серию «Доктора Хауса» или «Ходячих мертвецов». Отключайтесь от работы, только так вы сможете полностью восстановить силы для следующего дня.  И даже находясь на работе, отключайтесь на некоторое время – сходите прогуляться, выпейте чаю, подумайте о жизни, позвоните другу, поболтайте на отвлеченные темы с коллегами. Главное, что бы это не занимало 90% рабочего времени. Хорошая практика — тратить 30% времени на подобные дела или свои проекты, а в остальное время сосредоточенно работать. Если вы установите такой лимит, то отдыхать или заниматься своими проектами будете с большим удовольствием. Работать 100% времени просто невозможно.

Ну, и конечно, очень важны в технике тайм-менеджмента мотивация и распределение усилий. И в этом вопросе можно использовать любые варианты, все здесь – искусство возможного.

Используйте все, что может окаааться полезным

Хронофаги

Помимо собственно планирования времени, одной из важных функций тайм-менеджмента является борьба с так называемыми «пожирателями времени». Специалисты выделяют около 20 видов таких пожирателей. Главными считаются:

- попытки добиться слишком многого, постановка изначально недостижимых целей и перфекционизм (нужно учитывать ваши возможности и вычислять конечный итог и потраченные на выполнение задачи усилия, и если КПД слишком высок, то нужны ли результаты такой ценой?),

- личная дезорганизация и отсутствие самодисциплины,

- неспособность сказать «нет», в том числе и своему руководителю (если вводные оказались выше возможностей, а просьба застала врасплох, досчитайте до 10, а потом все равно скажите «нет», потом приведите доводы, почему вы так сказали, и в завершение предложите альтернативу),

- откладывание (начинать нужно в первой половине дня, когда мы еще не устали, полны сил, не загружены текущей работой, тогда требования задачи и наш потенциал совпадут и сделать мы сможем намного больше),

- совещания (то, что лучшие люди организации, призванные принимать важнейшие решения, так непродуктивно тратят свои силы и время, очень обидно, совещания в большинстве организаций – это один из основных пожирателей времени).

Также к хронофагам относят неясные ожидания руководителя, недостаточное разделения труда, выполнение чужой работы, отрывающие от дел телефонные звонки, письма и разговоры и многое другое.Человек зачастую не в состоянии повлиять на часть пожирателей времени, ибо они зависят не только от него, но и от его коллег и руководства. Однако никто не запрещает ему бороться со своими личными пожирателями, организовывать собственное время.

Правильная организация собственного времени может дать значительные результаты. Исчезает бесконечная гонка и появляется время для отдыха. Жизнь наполняется тем, чем мы сами хотим ее наполнить, а все мы хотим, прежде всего, быть счастливы. И это счастье – всегда в наших руках.

Юлия Маврина специально для Luganews